یه جمله عادی که این روزا شنیده می شه اینه که “هوشمندانه کار کن نه بیشتر” ، اما این واقعاً معنیش چیه؟ مطمئناً هوشمندانه کار می کنه هنوز خیلی با جدیت و تلاش زیاد کار می کنه ، درسته؟
انگار ، حق با شماس – واسه اینکه هوشمندتر شید ، باید سخت کوشی کنین. شما باید مطمئن شین که در بالای تقویم ، ایمیل ، لیست وظایف و پروژه های خود رو بذارین. موارد دیگه س که شما نیاز به مدیریت دارین که نیاز به کار دقیق تر در صورت دلهره آور آوره.
اما وقتی این مناطق از زندگی خود رو تحتِ کنترل درآرین ، به زودی کشف می شه که مجبور نیست واسه اندازه گیری قبلی تلاش کنین. کار شما احساس کامل می کنه و جریانی عجیب در روز شما هست که در آخر روز احساس سیری و سیری ذهنی می کنه.
به چه دلیل ، چیجوری میتونم به این حالت برسین؟ اینجا 6 نکته هست که به شما کمک می کنه هوشمندانه کار کنین و شما رو واسه بالاترین درجه بهره وری آماده کنین.
1 روز خود رو یه روز قبل
برنامه ریزی کنین
اگه کاری رو انجام بدین که برنامه ریزی نکنین ، روز کاری رو که می تونین انجام بدین اگه انجام بدین.این هیچوقت مکان مناسبی واسه اقامت نیست چون در طول روز می بینین که با آتیش سوزی و موارد اضطراری بقیه کار کنین و کار خود رو ندیده بگیرین.اگه از کار خود غافل شید و در مورد بقیه افراد و بقیه موارد اضطراب اونا رو بکشین ، اگه زودی کار کنین شما جمع میشین و اگه مدت طولانی تری کار کنین و دیگه گزینه ای واسه شما باقی نمی مونه.واسه برنامه ریزی روز خود ، تموم چیزی که در واقع لازم نیست یه کاغذ و یه قلمه.
من به شما پیشنهاد می کنم از روشی استفاده کنین که من اونو روش اولویت بندی 2 + 8 می نامم.در زیر توضیحات ویدئویی آورده شده.از پایهً ، این بدون معنیه که شما مهمترین وظیفه ایه که باید انجام بدین و بعد دو بار اونا رو به عنوان دو وظیفه انتخاب کنین – یا وظیفه ای که باید انجام شه.هشت وظیفه باقیمونده وظیفه هستش که باید بکنه و واسه تکمیل اون هر کاری که می تونه بکنه.حالا ، کلید اصلی اینه که این کارا فقط با وظایف کاری که نکنین.یادتون باشه ، شما یه زندگی بعد از کار دارین!
ممکنه ، شما می تونین تصمیم بگیرین که یه هدف روزانه داشته باشه و یه هدف شخصی داشته باشین.مثلا ، امروز ، دو هدف نوشتن این مقاله و ورزشه.تا وقتی که امروز اون دو کار رو انجام دهم ، خوشحال می شم.از هشت وظیفه دیگه من ، شش مورد مربوط به کار و دو وظیفه شخصیه.برنامه ریزی روزانه فقط پنج تا ده دقیقه زمان میبره ، اما احساس آرامش می کنه اگه شما روز رو برنامه ریزی نکنین ، آرامش باعث می شه که در این صورت شما رو در 11 شب بخواین ادامه بدین به یاد یه کار نمی تونه اندازد.
واسه لذت بردن از وقت با دوستان و خونواده خود.
یه چیز دیگه که باید در نظر بگیریم اینه که اگه روز شروع کنین می تونین با تمرکز خود رو به کندی و لیستی از ده وظیفه ارائه بدین که غیر قابل تحمل نیست.
2. کار خود رو واسه هفته انجام بدین ، نه روز برنامه ریزی کنین
داده ها -type = “متن” data-pos = “1”>
دلیل اینه که ما آدم هستیم و ماشین نیستیم. توانایی ما در دقیق شدن و فوکوس کردن وتمرکز در موارد اضافی بستگی داره – اندازه خوابی رو که دیشب داشتین ، خواهش می کنم بد نیست ، اگه با یکی دیگه از عزیزان یا یه همکار خود رو مشاغل کردین و چیزای دیگه ای به جز اینا.
همه این عوامل در خروجی کار شما اثر میذاره. با فشار آوردن از روی خود ، همه کارا رو تو یه روز کامل انجام بدین و باعث شه با در نظر گرفتن وضعیت جسمی و روحی خود رو انجام بدین.
3 هیچوقت به بقیه اجازه ندین تقویم شما رو کنترل کنین
این یکی بزرگه. این روزا خیلی راحت می تونن به دستیاران ، رئیسان و همکاران ما زمان بندی جلسات رو در تقویم ما ترتیب داد. و به نظر شما ایده خوبیه چون تنها کاری که باید انجام شه اینه که به تقویم خود نگاه کنین بندازیم و ببینین چه جلسات و رویدادایی رو واسه روز نگه دارین.
مشکلی که در این مورد هست اینه که دستیار ، روسا و همکاران شما نمی تونین چه کاری انجام بدین. اونا نمی دونن که چه مهلتی دارین که نزدیک می شه و واسه جمع آوری بچه ها از مدرسه باید زودتر اونجا رو ترک کنین. دست کم تقویم خود رو تنظیم کنین تا اگه اتفاق قبول کردین رو قبول کنین یا رد کنین.
اگه واقعاً نمی تونین هوشمندانه کار کنین ، باید کنترل کامل خود رو داشته باشین ، که خیلی راحت ما رو به تقویم بعدی هدایت می کنه …
4. اتمام زمان در تقویم خود
بستن زمان یه روشعالی واسه کنترل زمان شما و به شما اجازه میده زمان کافی واسه ادامه کار خود رو داشته باشین. بستن زمان به این معنا نیست که هر دقیقه از روز برنامه ریزی کنین. معنی شما اینه که هر روز دو یا سه ساعت واسه انجام کار متمرکز مسدود کنین.
حالا ، ساخت این کار یه ترفند خاص هست. شما باید بدونین که در چه وقتی بیشتر تمرکز رو داشته باشین. مثلا ، من در خلاق ترین و متمرکزترین حالت صبح هستم. بهترین زمان من بین ساعت 8 تا 11 صبحه. بعد از آن زمان ، تمرکز به مدت طولانی سخت تره و آب میوه های خلاقیت من واسه ادامه کار تلاش می کنم.
دونستن این رو معناست که در صورت ممکنه ، هر روز ساعت 8:00 تا 11:00 صبح جلوی کار متمرکز رو می گیرم. انجام این کار به من اجازه میده هر روز سه ساعت کار می کنم تا مهمترین کار روزم رو انجام دهم. حالا ممکنه اواخر بعد از ظهر بهتر کار کنین. اگه اینطوریه ، تلاش کنین بعداً در روز انجام بدین ، ساعت کاری رو واسه انجام کار خود متمرکز کنین.
تماماً مشخصه که هر روز نمی تونه این کار رو بکنه. بیشترً در شرکتامون ، جلسات هفتگی صبح دوشنبه داریم یا ممکنه در این مواقع جلسات مشتری داشته باشیم. اما اگه هر هفته دو یا سه روز اجازه بدین تا وقت خود رو واسه ادامه کار متوقف کنین ، تعجب کنین که چقدر به درد بخور نتیجه.
اگه نمی تونین زمان رو واسه خودتون مسدود کنین ، یه جلسه داستانی با خود بسازین اگه رئیس جمهور شما بتونه تقویم شما رو ببینین ، اونا رو در اون زمان در دسترس نیستین. این که این بار چه تماس بستگی به شما داره.
5. از مدیر وظیفه
استفاده کنین
من می دونم که از لیست آدمایی که تصدیفی رو روی تیکهای کاغذ دارن و برنامه های یادداشت روی تلفنای خود رو ایجاد می کنن. مشکل این تصادفی بودن اینه که آسونه لیستی از دست دادگستری باشه. عوضش ، خود رو با یه مدیر وظیفه تنظیم کنین. اگه یه مدیر وظیفه تماماًً برجسته باشه مثل Todoist یا Trello انتخاب کنین ، یا اگه بتونین خیلی راحت از برنامه های داخلی مثل Apple’s Reminders یا مایکروسافت’s To-Do استفاده کنین.
با به کار گیری یه مدیر وظیفه دیجیتال ، همه وظایف خود رو تو یه مکان انجام می دید. این برنامه ریزی روزانه شما رو آسون تر می کنه – شما می تونین ببینین که یه مکان باید چه کاری انجام بدین – و شما تلاش می کنین واسه خاطر آوردن همه چیز تو ذهن باز کنین.
همونطور که دیوید آلن ، نویسنده کتاب Getting Things Done: The Art of Stress-free بهره وری میگه ، [1]
سر شما یه دفتر وحشتناکه.
اگه همه چیز در مکانیه که به اعتماد شما جمع می شه ، دوباره تلاش کنین همه چیز رو یادتون باشه – و این کار رو نمی کنین. شما چیزی رو از یاد بردین که فراموش شه و اون چیزی که مهمن.به سر خود اعتماد نکنین تا همه چیز رو یادش باشه. اونو در صندوق ورودی یه مدیر وظیفه جمع آوری کنین و در آخر روز چند دقیقه به خود اجازه بدین تا اگه جمع آوری شدین سازماندهی کنه. واسه کمک به شما ، من یه دوره آنلاین به صورت رایگان با عنوان “جمع آوری ، سازماندهی ، انجام” ساختم. این یه سیستم ساده س! که شما رو نشون میده چون که همه موارد مهم رو جمع می کندوری کرده و بعد اونو سازماندهی می کنین تا بیشتر وقت خود رو فقطً انجام بدین و بسیار کمتری رو واسه یادآوری بیارین که چه کاری انجام می دید.
6. گردش کار بسازین
اگه سال 2020 در مورد بستن زمان باشه ، 2021 در نیاز به کار شما میشه. “گردش کار” چیه؟ من می شنوم که شما می پرسین
گردش کار به دنبال مرحله ایه که شما واسه انجام کار خود دنبال می کنین. یه نمونه ساده یه روال صبحگاهه. در حالی که ممکنه این کار رو یه روز صبحگاهی بنامیم – بیدار شو ، قهوه درست کن ، مقدمه کشش کنی ، ژورنال خود رو بنویسی ، و چیزای دیگه ای به جز اینا – یه روال ، چیزی که در واقعیته یه گردش کاره.
آوردن این معنی به روشی که در کار خود انجام میده به این معنیه که روز رو به همون روش شروع می کنیم و روز رو به همون روش تموم می کنم.
مثلا ، شما روز رو با یه جلسه کار متمرکز دو ساعت شروع کنین. اینجا جاییه که شما کارایی دارین و اگه بیشتر به قدرت مغزی نیاز دارین نیاز دارین. بعد ایمیل خود رو انجام بدین ، به پیام جواب دهنده جواب بدین و چیزای دیگه ای به جز اینا ، شاید یه ساعت دیگه کار رو انجام بدین تا انجام بدین. به همین ترتیب ، وقتی که پایان روز می رسه ، حدود پونزده دقیقه هستش که فقط از لیست وظایف خود استفاده کنین و برنامه ریزی کنین که روز خود رو واسه فردا انجام بدین و بعد روز رو تعویض کنین.
درخشش ایجاد کار می کنه اینه که شما می تونین اونا رو متناسب با روش کار و نوع خود تنظیم کنین. مثلا اگه در فروش باشین ، ممکنه یه جلسه دو ساعت با مشتری احتمالی یا صحبت با شما داشته باشین.
گردش کار هم تحرکی رو در واسه رسیدن به اهداف و تکمیل پروژهاتون بوجود میاره. با گذشت زمان ، سفر شما به عادت تبدیل می شه و اگه ممکنه هر چند وقت یه بار کار خود رو تنظیم کنین ، اما اونا رو به معنی دیگری بسازین که این کار رو واسه شما انجام میده ،
افکار پایانی
اگه این 6 نکته کامل نیستن ، اگه اونا رو رعایت کنین ، به زودی بفهمین که بسیار هوشمندانه کار کنین و کار خود رو انجام بدین بسیار استرس زا رو انجام بدین و احساس شغل کمتری رو انجام بدین. وقتی این اتفاق گشایش شه ، خودتون رو آزاد کنین تا وقتی که فقط انجام بدین اگه شما انجام بدین.
تا همین چند سال پیش ، من همیشه لیست وظایف خود رو به عنوان لیستی می بینم که باید هر روز تکمیل شه.مشکل اینروش اینه که ورودیای جدیدی رو در نظر نمی گیره که از روی زور و اینکه دیگه چاره ای نیست در هر روز وارد شه.یه چیز دیگه که باید در نظر بگیریم اینه که شدنی نیس.هیچوقت نخواهید اجازه لیست وظایف خود رو تماماًً پاک کنین.همیشه کارای روزانه بیشتر از زمان هست.عوضش ، کار خود رو واسه هفته انتخاب کنین.دوست دارین چه کارایی رو انجام بدین تا آخر هفته انجام بدین؟
این بدون معنیه که اگه شما بعضی وقتا کارا رو انجام بدین رو دوشنبه یا سه شنبه دیگه ، هنوز سه روز دیگه واسه انجام اونا ممکنه.
همه کارایی که انجام میدن مهلت سختی دارن.اجازه دادن بعضی از موارد انعطاف پذیر در برنامه ، فشار زیادی رو واسه شما بوجود میاره.